Projets à l'international
Les projets réalisés à l’international, en raison de certaines particularités et des risques inhérents à ce genre de projets, doivent respecter des lignes directrices additionnelles qui seront décrites dans cette section.
Les projets internationaux peuvent être classés en deux catégories : les projets de recherche à l’international, et les projets de coopération et de développement à l’international.
Vous pouvez aussi consulter la section Recherche à l'international du site Web des Services à la recherche, à la création et à l'innovation.
Projets de recherche à l'international
Financés le plus souvent par des organismes subventionnaires canadiens (CRSH, Centre de recherche pour le développement à l’international (CRDI), Universités Canada (Bourses canadiennes du Jubilé de la reine Élisabeth II), Agence universitaire de la Francophonie, FRQNT – Programme Samuel de Champlain, IC‐IMPACT, Mitacs‐Globalink, etc.), ces projets sont souvent délimités par les règles de gestion des programmes de ces organismes et les activités de recherche peuvent se réaliser ou non à l’étranger mais toujours en collaboration avec des partenaires, le plus souvent universitaires. Des ententes cadres ou plus spécifiques sont parfois signées pour faciliter la réalisation des travaux. Le personnel professoral et/ou étudiant peut alors être appelé à se déplacer à l’international pour réaliser les travaux.
Avec des partenaires internationaux, il est encore plus important de rappeler la double mission de formation et de recherche de l’Université, de préciser le cadre dans lequel vous œuvrez et de vous assurer de la cohérence qu’il y a ou qu’il y aura à développer entre les missions respectives de chacun des partenaires, pour ainsi augmenter les chances d’établir un bon partenariat.
Les projets de recherche internationaux de la catégorie 1 doivent être vérifiés et approuvés par la Faculté et le Vice‐rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) préalablement à leur dépôt à l’organisme de financement. Certains organismes subventionnaires étrangers peuvent s’approprier le contenu de vos demandes de financement. Il est important de faire valider les termes et conditions de subventions avant d’écrire votre demande de financement.
Les ententes de consortium, de collaborations, de transfert de fonds doivent être analysées et signées par la Faculté ou le VRRCI, le cas échéant. Pour obtenir ces signatures, il faut prévoir des délais (minimum 1 semaine). Prévoir également le temps nécessaire à la négociation de ces ententes, et le multiplier par le nombre de partenaires qui participent à la même entente, une fois le projet octroyé. On suggère une rencontre de démarrage obligatoire avant d'accorder les fonds avec la cellule de coordination du projet.
Les délais d’immigration et les risques de refus de visa et de permis d’études sont à considérer lorsqu’il est question de former des étudiantes ou des étudiants étrangers inscrits à l’Université Laval, ce qui oblige à prévoir un calendrier offrant plus de flexibilité pour la durée des études. Prévoir des délais entre 6 et 12 mois dans votre planification quant au début des études. Assurez‐vous d’avoir un processus de recrutement et de sélection équitable des étudiantes et étudiants.
Afin de diminuer les risques et de bénéficier de plus de latitude, nous vous suggérons d’augmenter le temps et le budget alloués aux étudiantes et étudiants. Ainsi, prévoir du financement pour les études pour une durée de 6 sessions (2 ans) à la maîtrise et de 12 sessions (4 ans) au doctorat.
Il est suggéré de prévoir un budget pour payer les droits de scolarité, et ces frais pourraient être payés directement par le projet. Cela diminue le risque qu’une étudiante ou qu’un étudiant ne soit plus en mesure de payer ses droits de scolarité.
Se référer à la Politique sur la sécurité des séjours à l'international ou dans les régions éloignées du Canada. Chaque déplacement (personnel UL ou étudiant(e) UL) doit être inscrit dans le Registre des séjours à l’international.
S’il y a des transferts de fonds, il faut prévoir des délais requis par toutes les institutions impliquées (bailleurs, organismes subventionnaires, Service des finances, banque à l’international) et le temps de négociation et de signature entre partenaires. Les avances de fonds (mensuelles ou trimestrielles par exemple) doivent être encadrées selon un mécanisme clair pour chaque partenaire, il faut donc préparer un calendrier en conséquence. On suggère de prévoir un délai de 8 semaines entre la demande d’avance de fonds et la période où l’argent sera disponible pour la réalisation des activités, et ce, à toutes les étapes impliquant un transfert de fonds.
La conformité des achats effectués et des services obtenus à l’étranger et qui doivent être validés par l’UL est un processus long et complexe. Les preuves d’achat n’ont pas toujours la même forme d’un pays à un autre, et il faut donc ajuster le budget en conséquence. Il est nécessaire de s’assurer que vos collaborateurs internationaux comprennent cette exigence et s’engagent à fournir des documents conformes (élaborer au besoin un manuel des procédures administratives, financières et comptables). Il est préférable de prévoir une formation pour tous ceux et toutes celles ayant un rôle dans la transmission et l’analyse des pièces justificatives.
Projets de coopération et de développement à l’international
En phase avec la mission de la FFGG et de l’Université Laval, l’objectif de ce type de projets est de renforcer les capacités de formation et de recherche avec des partenaires universitaires, gouvernementaux ou de la société civile (organisation à but non lucratif) de pays en développement. On trouve dans la section International du site Web de l'Université Laval quelques exemples de ce genre de projets. Dans cette catégorie, la Faculté peut agir comme :
Partenaire ou Consultant. La FFGG agit comme partenaire ou consultante et un autre organisme est identifié comme agence d’exécution et est imputable ultimement vis à vis du bailleur de fonds. La formation d’un consortium de divers partenaires membres partageant les responsabilités vis à vis du bailleur de fonds est aussi envisageable. La FFGG a agi comme consultante dans le projet PEFOGRN‐BC (10 pays du Bassin du Congo, financé par le Fonds forestier pour le bassin du Congo, géré par la Banque africaine de développement).
Agence d’exécution ou Maître d’œuvre. La FFGG est dans ce cas responsable et seule imputable vis à vis du bailleur de fonds de la mise en œuvre du projet, des résultats et de la bonne gestion financière et administrative. Les projets FOGRN‐BC (3 pays du Bassin du Congo, financé par l’Agence canadienne de développement international‐ACDI) et PADESAR3C (Cameroun, financé par le MELCC‐programme de coopération climatique internationale‐PCCI) figurent dans cette catégorie.
Avec des partenaires internationaux, il est encore plus important de rappeler la double mission de formation et de recherche de l’Université, de préciser le cadre dans lequel vous œuvrez et de vous assurer de la cohérence qu’il y a ou qu’il y aura à développer entre les missions respectives de chacun des partenaires, pour ainsi augmenter les chances d’établir un bon partenariat.
Les projets de recherche internationaux de la catégorie 2 doivent être vérifiés et approuvés par la Faculté et le Vice‐rectorat aux affaires externes, à l’international et à la santé (VRAEIS) avant d’être soumis aux bailleurs de fonds. Les ententes de collaboration entre l’Université Laval et les partenaires sont ensuite négociées et signées suite à l’octroi. Les ententes de consortium, de collaborations, de transfert de fonds doivent être analysées et signées par la Faculté ou le VRRCI, le cas échéant. Pour obtenir ces signatures, il faut prévoir des délais (minimum 1 semaine). Prévoir également le temps nécessaire à la négociation de ces ententes, et le multiplier par le nombre de partenaires qui participent à la même entente, une fois le projet octroyé. On suggère une rencontre de démarrage obligatoire avant d'accorder les fonds avec la cellule de coordination du projet.
Les délais d’immigration et les risques de refus de visa et de permis d’études sont à considérer lorsqu’il est question de former des étudiantes ou des étudiants étrangers inscrits à l’Université Laval, ce qui oblige à prévoir un calendrier offrant plus de flexibilité pour la durée des études. Prévoir des délais entre 6 et 12 mois dans votre planification quant au début des études. Assurez‐vous d’avoir un processus de recrutement et de sélection équitable des étudiantes et étudiants.
Afin de diminuer les risques et de bénéficier de plus de latitude, nous vous suggérons d’augmenter le temps et le budget alloués aux étudiantes et étudiants. Ainsi, prévoir du financement pour les études pour une durée de 6 sessions (2 ans) à la maîtrise et de 12 sessions (4 ans) au doctorat. Il est suggéré de prévoir un budget pour payer les droits de scolarité, et ces frais pourraient être payés directement par le projet. Cela diminue le risque qu’une étudiante ou qu’un étudiant ne soit plus en mesure de payer ses droits de scolarité.
Se référer à la Politique sur la sécurité des séjours à l'international ou dans les régions éloignées du Canada. Chaque déplacement (personnel UL ou étudiant(e) UL) doit être inscrit dans le Registre des séjours à l’international.
S’il y a des transferts de fonds, il faut prévoir des délais requis par toutes les institutions impliquées (bailleurs, organismes subventionnaires, Service des finances, banque à l’international) et le temps de négociation et de signature entre partenaires. Les avances de fonds (mensuelles ou trimestrielles par exemple) doivent être encadrées selon un mécanisme clair pour chaque partenaire, il faut donc préparer un calendrier en conséquence. On suggère de prévoir un délai de 8 semaines entre la demande d’avance de fonds et la période où l’argent sera disponible pour la réalisation des activités, et ce, à toutes les étapes impliquant un transfert de fonds.
La conformité des achats effectués et des services obtenus à l’étranger et qui doivent être validés par l’UL est un processus long et complexe. Les preuves d’achat n’ont pas toujours la même forme d’un pays à un autre, et il faut donc ajuster le budget en conséquence. Il est nécessaire de s’assurer que vos collaborateurs internationaux comprennent cette exigence et s’engagent à fournir des documents conformes (élaborer au besoin un manuel des procédures administratives, financières et comptables). Il est préférable de prévoir une formation pour tous ceux et toutes celles ayant un rôle dans la transmission et l’analyse des pièces justificatives.
La conformité des achats effectués et des services obtenus à l’étranger et qui doivent être validés par l’UL est un processus long et complexe. Les preuves d’achat n’ont pas toujours la même forme d’un pays à un autre, et il faut donc ajuster le budget en conséquence. Il est nécessaire de s’assurer que vos collaborateurs internationaux comprennent cette exigence et s’engagent à fournir des documents conformes (élaborer au besoin un manuel des procédures administratives, financières et comptables). Il est préférable de prévoir une formation pour tous ceux et toutes celles ayant un rôle dans la transmission et l’analyse des pièces justificatives.
Un projet de cette nature se doit d’être travaillé dès le début en collaboration avec d’autres collègues chercheuses et chercheurs intéressés, et la direction, à savoir la direction du département de rattachement, la doyenne ou le doyen, les vices‐doyennes ou vices‐doyens et un représentant du Bureau international ou du VRAEIS. La direction doit donner son aval avant d’entamer toutes démarches auprès des bailleurs de fonds.
Il est important de prévoir suffisamment de ressources humaines pour assurer une saine gestion financière et administrative, une excellente coordination et un bon suivi avec les partenaires étrangers du projet. Il faut considérer que les obstacles aux communications sont nombreux et augmentent le temps nécessaire pour réaliser certaines activités. Ainsi, nous suggérons de doubler le temps en ressource des personnes envisagées pour effectuer des tâches administratives, de gestion, de coordination, etc. et de prévoir en conséquence le budget associé à l’engagement de ce personnel. Assurez‐vous de valider les taux horaires ou journaliers selon le corps d’emploi pour planifier adéquatement les coûts. Il est très important de prévoir des ressources humaines suffisantes et de s’assurer que la gestion financière et la coordination d’un projet ne viennent surcharger les ressources permanentes en personnel administratif de la faculté, du Service des finances et des vice‐rectorats impliqués.
Selon la nature du projet et le niveau de confiance envers le partenaire local (partenaire universitaire ou ONG déjà connu par le Service des finances UL ou pas), il peut être judicieux de s’adjoindre un partenaire qui représentera l’Université et agira en son nom pour un certain nombre de tâches à définir avec lui. Cela peut être une ONG canadienne de confiance qui a un bureau dans le pays où se déroule le projet. Un coopérant volontaire engagé par cette ONG peut ainsi faciliter la mise en œuvre du projet et veiller aux bonnes collaborations avec les partenaires locaux (ex. Oxfam, Cuso). Selon l’ampleur du projet, l’engagement d’une personne canadienne par l’Université Laval pour la durée du projet peut être à privilégier. Le budget est à prévoir en conséquence.