Université Laval
Faculté de foresterie,
de géographie et de géomatique

Financement de la recherche

Trouver du financement

Un Fonds général de recherche (FGR) est un compte spécial ouvert en fiducie, sous l’autorité du président de l’établissement postsecondaire (ou de son délégué autorisé), dans lequel les fonds non dépensés des subventions échues ou cessées sont transférés avec l’autorisation des organismes subventionnaires. À l’Université Laval, le VRRCI établit lui-même les conditions spécifiques d’obtention de ces sous-subventions par le corps professoral; lesquelles tiennent comptent des lignes directrices générales du CRSH ou du CRSNG en matière d’admissibilité des sujets de recherche et du respect de la limite de 15 000$ pour une année par subvention. Le VRRCI s’assure de la transparence et de l’équité dans le partage du montant entre les membres de la communauté de recherche, mais aussi de l’adéquation de l’attribution des sous-subventions avec le Plan de développement de la recherche de l’Université.

Obtenez plus d’information sur les conditions d’obtention

Research Professional  est une base de données d’occasions de financement qui couvre les secteurs de la recherche en santé, en nature et technologie, en sciences humaines et sociales, et en arts et lettres. Exhaustif, fiable et pertinent, cet outil donne un accès mondial à des occasions de financement (plus de 7 000) aux chercheuses et chercheurs, aux stagiaires postdoctoraux et à la communauté étudiante de l’Université Laval.

Bien que l’interface et le contenu de Research Professional soient en anglais, il est possible d’effectuer des recherches avec les noms et les acronymes des organismes en français.

Pour en savoir plus :

Nous vous invitons à consulter la section « Trouver du financement » du site Web des services à la recherche, à la création et à l’innovation . Vous y trouverez notamment :

Nous vous recommandons de vous abonner à l’infolettre Express financement  du VRRCI afin de recevoir régulièrement une sélection personnalisée d’occasions de financement. De façon plus général, le site Web des services à la recherche regorge d’informations utiles à la conduite des activités de recherche à l’Université Laval. Nous vous invitons à le consulter régulièrement. 

Inscrivez-vous également à leur seconde infolettre, ULaval Recherche  pour recevoir chaque mois les nouvelles en lien avec la recherche et les services offerts à l’Université Laval.

Cheminement typique d’une demande de subvention

La Faculté de foresterie, de géographie et de géomatique, une faculté décentralisée

La FFGG est une faculté décentralisée ce qui implique que toute demande de financement de la recherche doit d’abord être traitée à la Faculté et, le cas échéant, selon les exigences de l’organisme, être redirigée au VRRCI par le VDR.

Graphique du cheminement d'une demande de financement

Avant la rédaction

  • Déterminez exactement ce que vous voulez faire
  • Posez-vous ces questions :
    • Pourquoi est-ce important?
    • Quels sont les résultats attendus?
    • En quoi êtes-vous qualifié pour le faire?
    • Comment allez-vous le faire (méthodologie, échéancier, etc.)?
    • De qui, de quoi aurez-vous besoin pour mener le projet à terme (collaborateurs, PhQ, budget, infrastructures, etc.)?
  • Choisissez le bon organisme subventionnaire et le bon programme. Assurez-vous que votre projet cadre avec les priorités et exigences de l’organisme et lisez attentivement les instructions.

Lors de la rédaction

  • Utilisez un langage simple, concis et précis (mots, phrases et paragraphes courts). Éviter le jargon trop technique. Utiliser une forme active plutôt que passive.
  • Aérer votre texte. Des espaces entre les paragraphes et les sections favorisent la lisibilité pour l’examinateur.  L’utilisation judicieuse de la taille des caractères, des sous-titres, des retraits de paragraphe et des caractères gras / italiques / soulignés peut servir de complément à l’utilisation d’espaces en blanc.
  • Un paragraphe efficace commence par une « phrase vedette ». L’écriture est efficace lorsque le lecteur sait où il va.
  • Attention au choix de la langue :
    • Maîtriser parfaitement la langue dans laquelle vous rédigez votre demande : mieux vaut une demande bien écrite en français qu’une demande en anglais moins bien maîtrisé
    • Avec une demande en français, attention aux examinateurs que vous suggérez et assurez-vous si possible qu’ils maîtrisent bien le français écrit
    • Écrire en anglais lorsque les experts du domaine sont majoritairement unilingues anglophones
    • Rédiger le résumé dans les deux langues lorsque la demande est rédigée en français
  • Soyez convaincant et affirmatif : donner une image positive du projet
  • Résumé : comme il est lu en premier par les examinateurs, il est important et doit inclure :
    • Objectifs généraux et spécifiques
    • Méthodologie
    • Résultats escomptés
    • Pertinence du projet, originalité et retombées socio-économiques
  • Il est fortement recommandé de faire relire votre demande par un de vos collègues. Pour certains programmes, la FFGG a mis en place un processus de révision par les pairs. Informez-vous auprès de vos conseillères en développement de la recherche. 
Sources et liens utiles

Date limite interne

Par soucis de respect des échéanciers des organismes subventionnaires et de la charge de travail des conseillères, il vous est demandé de faire parvenir votre demande au minimum 7 jours avant la date limite fixée par l’organisme subventionnaire. Il est important de respecter ce délai minimal en raison de la très forte compétitivité des concours et du volume élevé de demandes déposées à la Faculté.

Pour les programmes d’envergure ou d’infrastructure ainsi que les concours où le volume de demandes est très grand, le délai interne peut être plus long. Vous en serez adéquatement informés par les conseillères.

Vous devez également transmettre aux conseillères une copie des demandes auxquelles vous participez à titre de co-chercheuse ou co-chercheur surtout lorsque le demandeur principal est rattaché à une université autre que l’Université Laval.

Toute demande de subvention doit faire l’objet d’une révision de la part des conseillères en développement de la recherche de la Faculté.

Cette révision permet notamment de :

  • Assurer la conformité de la demande aux critères du programme de subvention (conditions d’admissibilité du candidat, budget, admissibilité des dépenses, objectifs du programme et critères d’évaluation, etc.)
  • Assurer la conformité de la demande aux règles et aux politiques de l'Université Laval (propriété intellectuelle, coûts indirects, etc.)
  • Recommander, lorsque nécessaire, des modifications pouvant améliorer vos chances d'obtenir le financement demandé

Toute demande de financement (subvention ou contrat), qu’importe l’organisme, doit être approuvée par le vice-décanat à la recherche, ce qui se traduit par une validation par les conseillères qui recommandent pour approbation la demande à la vice-doyenne ou au vice-doyen à la recherche. Pour certains programmes de financement, il est également nécessaire d’obtenir la signature de la vice-rectrice ou du vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation. Les conseillères se chargent alors de transmettre votre demande auprès des conseillères et conseillers du VRRCI.

Dans la majorité des cas, les conseillères sont responsables d’approuver et de transmettre électroniquement les demandes via les systèmes en ligne des organismes subventionnaires. Certains programmes exigent cependant la transmission des demandes par les conseillères et conseillers du VRRCI. Cette étape supplémentaire impose le respect des dates limites de présentation des demandes au VDR.

Il importe que vous conserviez une copie de toutes vos demandes transmises avec les signatures, si requises.

La FFGG, ou le VRRCI lorsque la demande a été approuvée par ce dernier, est responsable de la saisie de vos demandes de financement dans le système d'information sur la recherche à l'Université Laval (SIRUL). La saisie des demandes de financement dans SIRUL, même avant d’en connaître les résultats, permet de :

  • Accélérer l'accès à vos fonds lorsque vous obtenez la subvention
  • Commencer le processus d'approbation éthique de votre projet (le cas échéant)
  • Maintenir des statistiques sur les résultats des demandes présentées

Dès que la demande de fonds est saisie dans SIRUL, vous recevez un courriel contenant la « Déclaration du chercheur » que vous devez impérativement compléter dans les délais demandés. Selon les réponses fournies, vous serez informé des procédures applicables à votre projet. 

Pour plus de détails sur les aspects reliés à l'éthique de la recherche impliquant des êtres humains ou des animaux , consultez la section Conduite responsable et EDI du site Web.

Transmettre l’avis d’octroi

Une fois l'évaluation de votre demande complétée par l'organisme subventionnaire, vous recevrez un avis d'octroi. Transmettez-en une copie à la conseillère avec laquelle vous avez travaillé lors de la préparation de votre demande. Ceci permet d'enclencher les étapes suivant l'octroi de financement et qui vous permettent d’accéder à vos fonds.

En cas de réponse négative, transmettez également l'avis à la conseillère ainsi que les commentaires, si vous en avez reçus. Le résultat sera saisi dans SIRUL afin de créer un historique et les recommandations permettront d'améliorer vos prochaines demandes.

Les résultats sont saisis par la Faculté ou le VRRCI (selon le cas), à partir d’un document officiel (avis d’octroi) en provenance de l’organisme. La saisie des résultats permet de débuter le processus d'ouverture du compte par le Service des finances.

Le projet pourra débuter lorsque :

  • Les résultats seront saisis
  • L’éthique sera conforme
  • Les conditions fixées par l’organisme (si applicable) auront été rencontrées

Les comités d’éthique (CÉRUL) ont pour mandat d’évaluer la conformité aux règles d’éthique des projets de recherche, avant leur mise en œuvre et tout au long de leur réalisation, des personnes suivantes :    

  • Professeures, professeurs et membres du personnel de recherche de l’Université Laval
  • Étudiantes et étudiants au doctorat et à la maîtrise avec mémoire (les chercheuses et chercheurs seront interpellés à titre de directrice ou directeur de recherche).

Voir tous les détails

De plus en plus de subventions requièrent la signature d’une convention ou d’une entente entre les parties impliquées dans le projet. Ces ententes vous imposent des obligations, ainsi qu’à l’Université Laval. Plus particulièrement, les clauses de retrait et de propriété intellectuelle sont importantes. Consultez les conseillères pour que l’entente soit révisée et validée avant qu’elle soit signée par un signataire autorisé, soit la doyenne ou doyen, ou la vice-rectrice ou vice-recteur.

Le dossier est transmis au Service des finances qui est responsable d’ouvrir les comptes. Le suivi financier s’effectue par la suite par la technicienne ou le technicien en administration de votre unité.

Le Service des finances permet des engagements et avance des fonds si vous respectez les conditions suivantes :

  • vous avez obtenu tous les certificats éthiques applicables à votre projet de recherche
  • vous respectez les conditions de l'organisme subventionnaire (s'il y a lieu)
  • vous avez transmis au Service des finances l'avis d'octroi des fonds et tout autre document requis

Contrat ou subvention

Tout comme les subventions, chaque contrat doit être révisé par les conseillères en développement de la recherche, qui peuvent faire appel au besoin aux services du Bureau de liaison Université-Milieu (BLUM), notamment lors de cession de propriété intellectuelle. Tout contrat doit être signé par la vice-doyenne ou le vice-doyen à la recherche.

Les contrats de recherche de moins de 10 000$ ne requièrent pas d’entente formelle signée entre les parties.

Contrat de services de recherche
Contrat relatif à la fourniture de services pour la réalisation d'un projet spécifique, dont les biens livrables consistent par exemple en une revue de littérature, en des résultats d'analyses, de tests et de dosages, et dont le protocole fait habituellement appel à une expertise spécifique et dont l'application particulière laisse peu de place à l'originalité scientifique ou technique.

Contrat de services à la collectivité
Contrat relatif à des activités de nature variée, autres que la recherche, couvrant un large éventail pouvant utiliser les ressources humaines ou matérielles de l’Université, telles que consultation professionnelle, location d’équipement ou laboratoire. Il peut s’agir également de services d’analyses, de tests de toutes sortes et de frais de calcul, de la vente de services et de produits liée à une expertise particulière ainsi que de certaines activités de publication. (Source ULaval )

Tableau énumérant des des caractéristiques des contrats ou subventions de recherche

Frais indirects de la recherche (FIR)

Les coûts indirects de la recherche réfèrent aux dépenses assumées par les universités pour soutenir leur mission de recherche. Il s’agit de frais généraux, communs à un ensemble d’activités de recherche. Les frais indirects comprennent principalement les dépenses reliées aux services, aux espaces de recherche et aux exigences réglementaires et aux normes d'agrément.

Ainsi, pour couvrir ces coûts, l’Université se doit d’appliquer des frais indirects de la recherche (FIR) sur le financement dédié aux dépenses directes de recherche. Les modalités de gestion de la recherche ont été adoptées par le conseil d’administration de l’Université Laval. 

Consultez les détails de ces modalités

Administration de la recherche aux vice-rectorats et dans les facultés, protection et valorisation de la propriété intellectuelle, gestion financière de la recherche, acquisition de ressources documentaires et coûts de fonctionnement des bibliothèques, ressources informationnelles et de télécommunications utilisées pour la recherche, services juridiques, etc.

Rénovation et entretien des locaux de recherche, modernisation et entretien du matériel de recherche et d’autres appareils généraux, coûts d’opération des espaces de recherche, soutien technique pour les laboratoires, les bureaux et autres installations, etc.

Éthique de la recherche visant les sujets humains, protection et soin des animaux, manipulation des substances dangereuses et des biorisques, évaluation d’impacts environnementaux, etc.

La règle de base institutionnelle quant au prélèvement des frais indirects de recherche est fixée à :

  • 27% pour les subventions et contrats avec les ministères et organismes provinciaux québécois. En savoir plus
  • 15% minimum pour les subventions et 40% minimum pour les contrats avec tout autre organisme du secteur privé ou public, sauf ceux pour lesquels des taux réduits ont été acceptés, soient le NIH, l’AUF, l'AMC et le CRDI

ATTENTION - Les frais indirects de la recherche ne s’appliquent pas toujours à l’ensemble des dépenses admissibles de recherche et les taux des FIR varient selon les facultés du campus, les organismes pourvoyeurs et les programmes de subvention (partenariat ou non). Pour savoir quel taux appliquer en fonction du type de financement, veuillez vous référer au tableau les frais indirects de la recherche à la FFGG.

À SAVOIR - Le montant des frais indirects de la recherche prélevés lors d’un contrat de recherche ou d’un contrat à la collectivité est ensuite réparti entre les différentes unités administratives et la chercheuse ou le chercheur selon une grille établie : Répartition du montant de FIR versé à la FFGG

Bonnes pratiques budgétaires

L’élaboration du budget nécessaire à la réalisation d’un projet de recherche est une étape importante et mérite une grande attention tant dans l’estimation des besoins que dans la validation des coûts des divers items. Vous devez également vous assurer de respecter les conditions d’admissibilité des dépenses définies par l’organisme subventionnaire ou le pourvoyeur de fonds.

Plusieurs services et outils sont à votre disposition pour vous aider à planifier votre budget sans rien oublier. Les techniciennes et techniciens en administration et les conseillères en développement de la recherche sont à votre entière disposition pour vous conseiller et procéder aux validations nécessaires. N’hésitez pas à les consulter.

Dans tous les cas, les conseillères en développement de la recherche réviseront en profondeur votre budget avant la soumission de votre demande à un organisme subventionnaire ou la soumission de votre devis à un partenaire.

Voici la liste des principaux postes budgétaires à considérer :

Dépenses en ressources humaines

Bourses
Le montant des bourses octroyées aux étudiantes et étudiants à même une subvention varie selon votre secteur, l’organisme subventionnaire et l’objectif de formation. Il est important de se référer en premier lieu aux directives de l’organisme subventionnaire, et de vous renseigner auprès de vos collègues et de la technicienne ou le technicien en administration qui vous est attitré, sur les pratiques usuelles de votre unité départementale ou centre de recherche.

Salaire
Le salaire horaire des étudiantes et étudiants de cycles supérieurs est conventionné, revu annuellement et consigné dans la grille salariale annuelle des personnes étudiantes agissant à titre d’auxiliaire de recherche et d'enseignement. 

Aux sessions d’automne et d’hiver, les étudiantes et les étudiants ne peuvent pas travailler plus de 20 heures par semaine selon la convention collective (article 8.03 de la Convention collective – Syndicat des auxiliaires d’enseignement et de recherche ). S’il s’avère nécessaire de dépasser cette limite d’heures travaillées par semaine, l’autorisation écrite de la directrice ou du directeur de mémoire ou de thèse de la personne étudiante inscrite au 2e ou 3e cycle ou l’autorisation écrite de la directrice ou du directeur de programme de la personne étudiante au 1er cycle sera requise. Quand le projet s’étale sur plusieurs années, pensez à calculer une augmentation annuelle de 2%.

Lorsque la situation d’octroi d’une bourse ou d’un salaire ne s’y prête pas, il est possible d’accorder aux stagiaires (hors Canada le plus souvent) une allocation de séjour.

Lorsque les stagiaires postdoctoraux ne sont pas titulaires d’une bourse d’excellence et qu’ils sont rémunérés à même vos fonds de subvention ou de contrat, vous devez leur offrir un contrat minimal de 6 mois selon les règles d’admissibilité de la Faculté des études supérieures et postdoctorales  et respecter les salaires horaires minimum et maximum de la Convention collective du Syndicat des travailleuses et travailleurs étudiants et postdoctoraux de l’Université Laval .

Ces personnes jouent le plus souvent un rôle essentiel dans la mise en œuvre des projets de recherche, l’encadrement et la formation des étudiantes et étudiants, et il est important de bien estimer leur nombre d’heures à consacrer au projet. Pour avoir un aperçu des salaires à considérer en fonction du niveau d’expérience et de responsabilité du professionnel ou de la professionnelle, vous pouvez consulter l’échelle salariale  et la convention collective des professionnelles et professionnels de recherche de l’Université Laval . N’hésitez pas à consulter votre technicienne ou technicien en administration attitré pour valider les salaires en fonction des personnes que vous souhaitez recruter.

Dans le cas de contrat de recherche ou de services à la collectivité, le temps consacré au projet par les professeures et professeurs peut être évalué et ajouter au budget comme honoraires (se référer au document Récupération salariale du personnel de l’Université Laval; selon le cas, ces honoraires pourront être ajoutés au salaire de la professeure ou du professeur ou être utilisés ultérieurement par ces derniers comme fonds de soutien à leurs travaux de recherche (octroi de bourses par exemple).

Autres dépenses

Essayez de penser à tout ce dont vous aurez besoin, validez les prix auprès des fournisseurs, planifiez l’achat d’ordinateurs et de logiciels pour vos étudiantes et étudiants et, au besoin, faites appel au Services communs des ressources informatiques, pédagogiques et technologiques - SCRIPT.

La Faculté, ses départements et centres de recherche mettent à la disposition des chercheuses et chercheurs de nombreux laboratoires équipés. L’utilisation de ces infrastructures et équipements peut être assujettie à des frais d’utilisation qu’il est important d’intégrer à votre budget. Renseignez-vous auprès des responsables de ces infrastructures. Voir les infrastructures et installations de la Faculté

Que vous soyez appelés à vous déplacer sur vos sites d’expérimentation ou à des congrès scientifiques, vous devez respecter les directives du Chapitre 8 du Manuel des règles financières de l’Université Laval  et établir votre budget en fonction de ses divers barèmes. Pensez à tous les coûts de transport lors de vos déplacements (avion, voiture, bus, taxi, etc.), aux frais de logement et repas, aux frais d’inscription au congrès et autres.

Identifiez les revues scientifiques où vous pourriez publier et validez les coûts de publication.

Dans le cadre de votre projet, si vous prévoyez l’achat d’équipement ou l’attribution d’un contrat de services professionnels ou techniques, vous devez en premier lieu valider les clauses de votre contrat de recherche concernant l’achat de matériel et les conditions d’octroi en sous-traitance, respecter l’admissibilité des dépenses  de votre organisme subventionnaire et aussi respecter la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion de contrat . Chaque activité d’approvisionnement est assujettie à un processus particulier pour chacun des modes d’attribution établi au moyen d’un barème calculé sur la valeur totale du contrat. La section 4  de la Politique décrit ces processus tandis que l’Annexe 3 : barèmes établis  détaille pour chacun des modes d’attribution le barème utilisé.

En aucun cas, les FIR ne doivent être oubliés. Consultez la section Frais indirects de la recherche plus haut.

De plus en plus de programmes de financement exigent que les institutions universitaires bénéficiaires de subventions contribuent au partage des couts d’un projet. Il est ainsi demandé aux universités de faire la démonstration de leur contribution en nature ou en espèces. Dans ce cas, n’hésitez pas à faire appel aux conseillères en développement de la recherche, elles pourront faire le tour des contributions effectives avec vous en fonction de la nature de votre projet.

La recherche en partenariat

De plus en plus présent dans l’écosystème de la recherche universitaire, le financement partenarial vise à soutenir des projets de recherche et d’enseignement réalisés conjointement par des équipes de professeures et professeurs, et des organismes partenaires en vue d’accélérer l’application des résultats et des retombées. Elle implique la participation d’organismes partenaires tels des entreprises privées, des organismes à but non lucratif, des ministères, des municipalités. Pour connaître les différentes étapes pour planifier et réaliser un projet en partenariat, consultez la page Subventions de recherche en partenariat . Également, pour favoriser une expérience de partenariat fructueuse, prenez connaissance des éléments qui doivent être prise en compte avant, pendant et après un projet en partenariat .

Principales subventions de recherche en partenariat