Accueil stagiaires/prof. étrangers

Les stagiaires de formation ou de recherche étrangers sont considérés comme des travailleurs étrangers par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans le cadre des études.

*Prévoir une période d'environ quatre mois pour l'ensemble du processus.

Principales étapes à suivre

1. S’assurer que la personne candidate est admissible au Statut de stagiaire de formation et de recherche.
2. Établir une convention de stage de formation ou de recherche (version française, version anglaise)
3. Rédiger une lettre d’invitation, avec le modèle approprié, disponible sur l’intranet du VRRH.
4. Faire valider la convention de stage et la lettre d’invitation par les répondants facultaires.

Remettre les documents au stagiaire afin qu’il débute ses démarches d’autorisation de séjour.

Démarches d’immigration – Trois autorisations possibles:

• 1 - Dispense de permis de travail pour séjour de 120 jours ou moins (outil pour calculer la durée entre deux dates) : Les répondantes facultaires vous remettront un petit document à remplir et à remettre à l’étudiant.e (instructions pour préparer le passage à la douane canadienne), en plus de la convention de stage et de la lettre d’invitation.
• 2- Permis de travail dispensé d'ÉIMT (étude d’impact sur le marché du travail) pour séjour de plus de 120 jours avec une bourse d’excellence : Vous devrez fournir une copie du passeport de l’étudiant.e étranger et une copie signée et complétée du formulaire de demande, aux répondantes facultaires, afin d’obtenir un numéro d’offre d’emploi dispensé d’ÉIMT sur le site d’immigration Canada.
• 3- Permis de travail dispensé d'ÉIMT pour séjour de plus de 120 jours avec le programme d’Expérience Internationale Canada (EIC) : Vous devrez fournir une copie du passeport de l’étudiant.e étranger, la lettre confirmant une place dans le bassin de stage coop international, s’il y a lieu,  ainsi qu’une copie signée et complétée du formulaire de demande, aux répondantes facultaires, afin d’obtenir un numéro d’offre d’emploi dispensé d’ÉIMT sur le site d’immigration Canada.

L'obtention de ce numéro d'offre d'emploi coûte 230 $, aux frais du professeur.e qui invite. Le numéro d’offre devra être indiqué sur la lettre d’invitation à remettre à l’étudiant.e.

À SAVOIR - Si le stagiaire que vous invitez pour plus de 120 jours ne détient pas de bourse d'excellence, vous pouvez lui conseiller d’obtenir une place de Stage coop international du programme d’expérience internationale Canada.

Consultez le site web suivant pour tous les détails reliés à l’accueil de stagiaires de formation ou de recherche.

À SAVOIR – À son arrivée, votre stagiaire devra se présenter au Bureau du registraire afin de procéder à son admission et à son inscription et d’y recevoir l'information pertinente pour la suite de son séjour à l'Université Laval. Après son inscription, le Bureau du registraire lui délivrera une carte étudiante, une adresse électronique officielle, un numéro d’identification (NI) et une carte prouvant le paiement et l’adhésion au régime obligatoire d’assurance maladie et d’hospitalisation de l’Université Laval. Pour info, consultez l’Onglet Étape 11 – Inscription à l’Université Laval.

Le Numéro d’Assurance Sociale (NAS) est obligatoire pour recevoir un salaire ou une bourse versé par l'Université Laval ou un autre employeur canadien. Il s'obtient sur présentation du permis de travail ou d'une fiche visiteur à un centre de Service Canada, le plus près étant situé ici.

Les stagiaires postdoctoraux étrangers sont considérés comme des travailleurs étrangers par l'immigration canadienne.

Principales étapes à suivre

1. S’assurer de l’admissibilité de la personne candidate au statut de stagiaire postdoctoral.
2. Remplir le formulaire approprié disponible sur l’intranet du VRRH.
3. Remettre le formulaire rempli et signé et une copie du passeport du stagiaire étranger aux répondantes facultaires pour obtenir un numéro d’offre d’emploi (au coût de 230 $, payé par le professeur qui invite).
4. Transmettre au stagiaire la lettre d’invitation contenant le numéro d’offre d’emploi, selon le modèle approprié disponible sur l’intranet du VRRH. La durée du stage ne peut être inférieure à 6 mois.

Démarche d’immigration

Les stagiaires postdoctoraux doivent demander un permis de travail dispensé d’EIMT.

Consultez le site web suivant pour tous les détails reliés à l’accueil de stagiaires postdoctoraux.

À SAVOIR - Dès son arrivée à Québec, le stagiaire postdoctoral doit se rendre à son unité d'accueil à l'Université Laval, qu'il s'agisse d'un institut, d'une faculté, d'un département, d'une école ou d'un centre de recherche. Il peut alors faire signer le formulaire REG-160-AD Admission et inscription à un stage postdoctoral (english version) par le professeur responsable de son encadrement.

Le stagiaire postdoctoral doit ensuite se présenter au Bureau du registraire, où l'on procédera à son admission et à son inscription. Les documents suivants sont requis:

• le formulaire REG-160-AD rempli et signé
• une copie de la lettre d'invitation de l'Université Laval
• un curriculum vitæ à jour
• un document officiel indiquant la date d'obtention du doctorat
• un extrait de naissance officiel ou une copie lisible
• l'original du permis de travail délivré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
• une preuve d'une couverture d'assurance maladie et hospitalisation valide au Canada pour toute la durée du stage postdoctoral

Le Numéro d’Assurance Sociale (NAS) est obligatoire pour recevoir un salaire ou une bourse versé par l'Université Laval ou un autre employeur canadien. Il s'obtient sur présentation du permis de travail ou d'une fiche visiteur à un centre de Service Canada, le plus près étant situé ici.

Déterminez si vous invitez la personne à titre de professeur.e invité ou de chercheur.euse invité et suivre la procédure de nomination auprès du VRRH. Seuls les professeur.e.s invités peuvent enseigner et être rémunérés; les chercheur.euse.s invités ne le peuvent pas. Les chercheur.euse.s invités et visiteur.euse.s étrangers de courte durée sont considérés comme des travailleurs étrangers par l'immigration canadienne, même sans rémunération et même dans un cadre académique.

Principales étapes à suivre

1. Rédiger une lettre d’invitation selon le modèle approprié, disponible sur l’intranet du VRRH.
2. Faire valider la lettre par les répondantes facultaires.
3. Remettre la lettre au travailleur étranger afin qu’il débute ses démarches.
4. Pour ceux qui ont besoin d’un permis de travail dispensé d’ÉIMT :
   1. Remplir et signer le formulaire de demande disponible sur l’intranet du VRRH;
   2. Remettre le formulaire et une copie du passeport du travailleur étranger aux répondantes facultaires;
   3. Remettre aux répondantes facultaires les informations de carte de crédit pour le paiement de la demande au montant de 230 $;
   4. Ajouter le numéro d’offre d’emploi à la lettre d’invitation et la remettre au travailleur étranger.

Démarches d’immigration

Pour les professeur.e.s et chercheur.euse.s invités ainsi que pour les visiteur.euse.s de courte durée, il y a 7 autorisations possibles :

• Dispense de permis de travail :
  • Pour une seule conférence ou un seul colloque ou séminaire de 5 jours consécutifs ou moins
  • Pour évaluer un programme universitaire ou examiner une thèse
  • Pour 30 ou 15 jours de travail consécutifs ou moins
  • Pour 120 jours de recherche universitaire consécutifs ou moins
• Permis de travail dispensé d'ÉIMT (étude d’impact sur le marché du travail) :
  • Pour enseigner plus de 30 jours, mais moins d’une session
  • À titre de professeur ou chercheur invité (avoir un poste à l’étranger et le conserver durant le séjour)
  • Pour une bourse de recherche universitaire

Consultez le site web suivant pour tous les détails reliés à l’accueil de professeur.e.s, chercheur.euse.s invités et visiteur.euse.s de courte durée.

Références utiles

• Section Immigration sur le site Web de l’Université Laval
• Informations complémentaires pour travailleurs étrangers
• Gouvernement du Canada – programme de mobilité internationale