International

Financés le plus souvent par des organismes subventionnaires canadiens (CRSH, Centre de recherche pour le développement à l’international (CRDI), Universités Canada (Bourses canadiennes du Jubilé de la reine Élisabeth II), Agence universitaire de la Francophonie, FRQNT – Programme Samuel de Champlain, IC‐IMPACT, Mitacs‐Globalink, etc.), ces projets sont souvent délimités par les règles de gestion des programmes de ces organismes et les activités de recherche peuvent se réaliser ou non à l’étranger mais toujours en collaboration avec des partenaires, le plus souvent universitaires. Des ententes cadres ou plus spécifiques sont parfois signées pour faciliter la réalisation des travaux. Le personnel professoral et/ou étudiant peut alors être appelé à se déplacer à l’étranger pour réaliser les travaux.  

Mises en garde

Objectifs des projets

Avec des partenaires internationaux, il est encore plus important de rappeler la double mission de formation et de recherche de l’Université, de préciser le cadre dans lequel vous œuvrez et de vous assurer de la cohérence qu’il y a ou qu’il y aura à développer entre les missions respectives de chacun des partenaires, pour ainsi augmenter les chances d’établir un bon partenariat.  

Approbation, signatures et ententes

Les projets de recherche internationaux de la catégorie 1 doivent être vérifiés et approuvés par la Faculté et le Vice‐rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) préalablement à leur dépôt à l’organisme de financement. Certains organismes subventionnaires étrangers peuvent s’approprier le contenu de vos demandes de financement. Il est important de faire valider les termes et conditions de subventions avant d’écrire votre demande de financement.  

Les ententes de consortium, de collaborations, de transfert de fonds doivent être analysées et signées par la Faculté ou le VRRCI, le cas échéant. Pour obtenir ces signatures, il faut prévoir des délais (minimum 1 semaine). Prévoir également le temps nécessaire à la négociation de ces ententes, et le multiplier par le nombre de partenaires qui participent à la même entente, une fois le projet octroyé. On suggère une rencontre de démarrage obligatoire avant d'accorder les fonds avec la cellule de coordination du projet.

Obtention des visas et permis d’étude

Les délais d’immigration et les risques de refus de visa et de permis d’études sont à considérer lorsqu’il est question de former des étudiantes ou des étudiants étrangers inscrits à l’Université Laval, ce qui oblige à prévoir un calendrier offrant plus de flexibilité pour la durée des études. Prévoir des délais entre 6 et 12 mois dans votre planification quant au début des études. Assurez‐vous d’avoir un processus de recrutement et de sélection équitable des étudiantes et étudiants.  

Durée et financement des études

Afin de diminuer les risques et de bénéficier de plus de latitude, nous vous suggérons d’augmenter le temps et le budget alloués aux étudiantes et étudiants. Ainsi, prévoir du financement pour les études pour une durée de 6 sessions (2 ans) à la maîtrise et de 12 sessions (4 ans) au doctorat. 
Il est suggéré de prévoir un budget pour payer les droits de scolarité, et ces frais pourraient être payés directement par le projet. Cela diminue le risque qu’une étudiante ou qu’un étudiant ne soit plus en mesure de payer ses droits de scolarité.  

Séjour à l’étranger

Se référer à la Politique sur la sécurité des séjours à l'international ou dans les régions éloignées du Canada. Chaque déplacement (personnel UL ou étudiant(e) UL) doit être inscrit dansle Registre des séjours à l’international. 

Transfert de fonds

S’il y a des transferts de fonds, il faut prévoir des délais requis par toutes les institutions impliquées (bailleurs, organismes subventionnaires, Service des finances, banque à l’international) et le temps de négociation et de signature entre partenaires. Les avances de fonds (mensuelles ou trimestrielles par exemple) doivent être encadrées selon un mécanisme clair pour chaque partenaire, il faut donc préparer un calendrier en conséquence. On suggère de prévoir un délai de 8 semaines entre la demande d’avance de fonds et la période où l’argent sera disponible pour la réalisation des activités, et ce, à toutes les étapes impliquant un transfert de fonds.

Conformité des pièces justificatives

La conformité des achats effectués et des services obtenus à l’étranger et qui doivent être validés par l’UL est un processus long et complexe. Les preuves d’achat n’ont pas toujours la même forme d’un pays à un autre, et il faut donc ajuster le budget en conséquence. Il est nécessaire de s’assurer que vos collaborateurs internationaux comprennent cette exigence et s’engagent à fournir des documents conformes (élaborer au besoin un manuel des procédures administratives, financières et comptables). Il est préférable de prévoir une formation pour tous ceux et toutes celles ayant un rôle dans la transmission et l’analyse des pièces justificatives.  

En phase avec la mission de la FFGG et de l’Université Laval, l’objectif de ce type de projets est de renforcer les capacités de formation et de recherche avec des partenaires universitaires, gouvernementaux ou de la société civile (Organisation à but non lucratif) de pays en développement. On retrouve sur le site web du Bureau International quelques exemples de ce genre de projets. Dans cette catégorie, la FFGG peut agir comme :

• Partenaire ou Consultant. La FFGG agit comme partenaire ou consultante et un autre organisme est identifié comme agence d’exécution et est imputable ultimement vis à vis du bailleur de fonds. La formation d’un consortium de divers partenaires membres partageant les responsabilités vis à vis du bailleur de fonds est aussi envisageable. La FFGG a agi comme consultante dans le projet PEFOGRN‐BC (10 pays du Bassin du Congo, financé par le Fonds forestier pour le bassin du Congo, géré par la Banque africaine de développement), en tant que responsable, entre autres, de la formation d’une cohorte d’une quinzaine d’étudiantes et étudiants à la maitrise et au doctorat inscrits à l’Université Laval (des contrats avec livrables et responsabilités limitées ont été signés). L’Agence d’exécution était le Réseau des institutions de formation forestière et environnementale de l’Afrique centrale (RIFFEAC). Dans le cadre du projet PAREA (Bénin‐ PCCI), un contrat de collaboration visant à soutenir le projet d’un étudiant béninois au doctorat inscrit à Laval a été signé avec la Fondation Paul Gérin‐Lajoie.  
• Agence d’exécution ou Maître d’œuvre. La FFGG est dans ce cas responsable et seule imputable vis à vis du bailleur de fonds de la mise en œuvre du projet, des résultats et de la bonne gestion financière et administrative. Les projets FOGRN‐BC (3 pays du Bassin du Congo, financé par l’Agence canadienne de développement international‐ACDI) et PADESAR3C (Cameroun, financé par le MELCC‐programme de coopération climatique internationale‐PCCI) figurent dans cette catégorie. Il est commun dans ce genre de projet que des partenaires participent à l’élaboration du projet et que ceux‐ci se voient attribuer la responsabilité de tâches précises dans l’exécution du projet. En tant qu’Agence d’exécution, l’Université Laval est encouragée à recruter un coopérant volontaire pour agir comme coordonnateur régional et la représenter. Par exemple, dans le cadre du projet FOGRN‐BC, un coopérant Oxfam Québec, représentant l’Université Laval, a facilité la mise en œuvre du projet. Des ententes de collaboration doivent également être signées entre l’Université Laval et chacun de ses partenaires étrangers pour encadrer les rôles et responsabilités des parties dans la mise en œuvre des activités du projet, les modalités de transferts de fonds et la reddition de compte.

Mises en garde

Objectifs des projets

Avec des partenaires internationaux, il est encore plus important de rappeler la double mission de formation et de recherche de l’Université, de préciser le cadre dans lequel vous œuvrez et de vous assurer de la cohérence qu’il y a ou qu’il y aura à développer entre les missions respectives de chacun des partenaires, pour ainsi augmenter les chances d’établir un bon partenariat.  

Approbation, signatures et ententes

Les projets de recherche internationaux de la catégorie 2 doivent être vérifiés et approuvés par la Faculté et le Vice‐rectorat aux affaires externes, à l’international et à la santé (VRAEIS) avant d’être soumis aux bailleurs de fonds. Les ententes de collaboration entre l’Université Laval et les partenaires sont ensuite négociées et signées suite à l’octroi. Les ententes de consortium, de collaborations, de transfert de fonds doivent être analysées et signées par la Faculté ou le VRRCI, le cas échéant. Pour obtenir ces signatures, il faut prévoir des délais (minimum 1 semaine). Prévoir également le temps nécessaire à la négociation de ces ententes, et le multiplier par le nombre de partenaires qui participent à la même entente, une fois le projet octroyé. On suggère une rencontre de démarrage obligatoire avant d'accorder les fonds avec la cellule de coordination du projet.

Obtention des visas et permis d’étude

Les délais d’immigration et les risques de refus de visa et de permis d’études sont à considérer lorsqu’il est question de former des étudiantes ou des étudiants étrangers inscrits à l’Université Laval, ce qui oblige à prévoir un calendrier offrant plus de flexibilité pour la durée des études. Prévoir des délais entre 6 et 12 mois dans votre planification quant au début des études. Assurez‐vous d’avoir un processus de recrutement et de sélection équitable des étudiantes et étudiants.  

Durée et financement des études

Afin de diminuer les risques et de bénéficier de plus de latitude, nous vous suggérons d’augmenter le temps et le budget alloués aux étudiantes et étudiants. Ainsi, prévoir du financement pour les études pour une durée de 6 sessions (2 ans) à la maîtrise et de 12 sessions (4 ans) au doctorat. Il est suggéré de prévoir un budget pour payer les droits de scolarité, et ces frais pourraient être payés directement par le projet. Cela diminue le risque qu’une étudiante ou qu’un étudiant ne soit plus en mesure de payer ses droits de scolarité.

Séjour à l’étranger

Se référer à la Politique sur la sécurité des séjours à l'international ou dans les régions éloignées du Canada. Chaque déplacement (personnel UL ou étudiant(e) UL) doit être inscrit dans le Registre des séjours à l’international.

Transfert de fonds

S’il y a des transferts de fonds, il faut prévoir des délais requis par toutes les institutions impliquées (bailleurs, organismes subventionnaires, Service des finances, banque à l’international) et le temps de négociation et de signature entre partenaires. Les avances de fonds (mensuelles ou trimestrielles par exemple) doivent être encadrées selon un mécanisme clair pour chaque partenaire, il faut donc préparer un calendrier en conséquence. On suggère de prévoir un délai de 8 semaines entre la demande d’avance de fonds et la période où l’argent sera disponible pour la réalisation des activités, et ce, à toutes les étapes impliquant un transfert de fonds. 

Conformité des pièces justificatives

La conformité des achats effectués et des services obtenus à l’étranger et qui doivent être validés par l’UL est un processus long et complexe. Les preuves d’achat n’ont pas toujours la même forme d’un pays à un autre, et il faut donc ajuster le budget en conséquence. Il est nécessaire de s’assurer que vos collaborateurs internationaux comprennent cette exigence et s’engagent à fournir des documents conformes (élaborer au besoin un manuel des procédures administratives, financières et comptables). Il est préférable de prévoir une formation pour tous ceux et toutes celles ayant un rôle dans la transmission et l’analyse des pièces justificatives.  

Planification du projet

Un projet de cette nature se doit d’être travaillé dès le début en collaboration avec d’autres collègues chercheuses et chercheurs intéressés, et la direction, à savoir la direction du département de rattachement, la doyenne ou le doyen, les vices‐doyennes ou vices‐doyens et un représentant du Bureau international ou du VRAEIS. La direction doit donner son aval avant d’entamer toutes démarches auprès des bailleurs de fonds.

Cellule de coordination du projet basée à UL

Il est important de prévoir suffisamment de ressources humaines pour assurer une saine gestion financière et administrative, une excellente coordination et un bon suivi avec les partenaires étrangers du projet. Il faut considérer que les obstacles aux communications sont nombreux et augmentent le temps nécessaire pour réaliser certaines activités. Ainsi, nous suggérons de doubler le temps en ressource des personnes envisagées pour effectuer des tâches administratives, de gestion, de coordination, etc. et de prévoir en conséquence le budget associé à l’engagement de ce personnel. Assurez‐vous de valider les taux horaires ou journaliers selon le corps d’emploi pour planifier adéquatement les coûts. Il est très important de prévoir des ressources humaines suffisantes et de s’assurer que la gestion financière et la coordination d’un projet ne viennent surcharger les ressources permanentes en personnel administratif de la faculté, du Service des finances et des vice‐rectorats impliqués.

Partenaire canadien et/ou local  

Selon la nature du projet et le niveau de confiance envers le partenaire local (partenaire universitaire ou ONG déjà connu par le Service des finances UL ou pas), il peut être judicieux de s’adjoindre un partenaire qui représentera l’Université et agira en son nom pour un certain nombre de tâches à définir avec lui. Cela peut être une ONG canadienne de confiance qui a un bureau dans le pays où se déroule le projet. Un coopérant volontaire engagé par cette ONG peut ainsi faciliter la mise en œuvre du projet et veiller aux bonnes collaborations avec les partenaires locaux (ex. Oxfam, Cuso). Selon l’ampleur du projet, l’engagement d’une personne canadienne par l’Université Laval pour la durée du projet peut être à privilégier. Le budget est à prévoir en conséquence.